Evaluation Kaufmann und Kauffrau für Büromanagement - erste Ergebnisse liegen vor

Zum 1. August 2014 ist die neue Ausbildungsordnung für Kaufleute für Büromanagement mit „klassischer“ Zwischen- und Abschlussprüfung sowie mit Pflicht- und Wahlqualifikationen in Kraft getreten. Gleichzeitig trat die „Verordnung über die Erprobung abweichender Ausbildungs- und Prüfungsbestimmungen in der Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung“ in Kraft. Diese Erprobungsverordnung ist zeitlich bis zum 01. August 2020 begrenzt und sieht eine „gestreckte“ Abschlussprüfung in zwei Teilen als Prüfungsstruktur vor. Der Beruf wird in den Wirtschaftsbereichen Industrie und Handel, Handwerk und öffentlicher Dienst ausgebildet und ist mit insgesamt rund 72.000 Auszubildenden derzeit der ausbildungsstärkste duale Ausbildungsberuf.

Das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) prüft aktuell den Weiterentwicklungsbedarf des 2014 neu geschaffenen dreijährigen Ausbildungsberufs „Kaufmann und Kauffrau für Büromanagement“. Dazu führt das Bundesinstitut im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie eine Evaluierung der Erprobungsverordnung zum „Kaufmann und zur Kauffrau für Büromanagement“ durch. Die Evaluierungsarbeiten werden Ende 2019 abgeschlossen sein. Von Juni 2018 bis Ende August 2018 wurde eine Online-Befragung durchgeführt. Befragt wurden Ausbildungsverantwortliche, Auszubildende, Lehrkräfte und Bildungsgangverantwortliche, Prüfungsausschussmitglieder und Berufeverantwortliche der zuständigen Stellen nach ihren Erfahrungen mit den neuen Ausbildungs- und Prüfungsbestimmungen, ihren Einschätzungen und Weiterentwicklungswünschen zum Ausbildungsberuf.

Über alle fünf Befragtengruppen nahmen 5.880 Personen an der Online-Befragung teil.

Ausgewählte Ergebnisse aus der Online-Befragung

83 Prozent der befragten Ausbildungsverantwortlichen in Betrieben und Behörden stimmen der Aussage, dass die Ausbildungsinhalte der Ausbildungsordnung für Kaufleute für Büromanagement (KBM) die in ihrem Betrieb oder ihrer Behörde benötigten Qualifikationen abbilden, „voll zu“ oder „eher zu“ und 71 Prozent der Lehrkräfte stimmen der Aussage, dass die Lernfelder des Rahmenlehrplans die benötigten Qualifikationen des Berufes abbilden, „voll zu“ oder „eher zu“.

81 Prozent der Ausbilderinnen und Ausbilder sind der Meinung, dass die gestreckte Abschlussprüfung die geeignete Prüfungsform für ihre Auszubildenden ist und 80 Prozent der befragten Ausbilderinnen und Ausbilder sind der Ansicht, dass die gestreckte Abschlussprüfung die geeignete Prüfungsform für ihren Betrieb oder ihre Behörde ist.

84 Prozent der Ausbilderinnen und Ausbilder und 80 Prozent der Prüfungsausschussmitglieder halten die Aufteilung der vier Prüfungsbereiche auf die zwei Teile der gestreckten Abschlussprüfung für sinnvoll.

Ein Großteil der Ausbilderinnen und Ausbilder in Betrieben und Behörden stimmt der Aussage, dass die Inhalte der vier Prüfungsbereiche das Berufsbild der Kaufleute für Büromanagement sinnvoll abdecken, „voll zu“ oder „eher zu“.

87 Prozent der befragten Ausbilderinnen und Ausbilder sehen keine Probleme in der rechtzeitigen Vermittlung der Ausbildungsinhalte zum Prüfungsteil 1. Auch 79 Prozent der Lehrkräfte und Bildungsgangverantwortlichen stimmen der Aussage zu, dass die prüfungsrelevanten Inhalte der Lernfelder bis zum Zeitpunkt von Prüfungsteil 1 vermittelt werden konnten.

Wenn es Probleme gibt, dann mit der zeitgerechten Vermittlung von Excel und Word. Diese Ausbildungsinhalte sind sehr umfangreich und werden im Prüfungsteil 1 „Informationstechnisches Büromanagement“ auf Abschlussprüfungsniveau geprüft.

79 % der Ausbilderinnen und Ausbilder haben den Prüfungszeitpunkt für Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung als „gerade richtig“ beurteilt, aber nur 49 % der Lehrkräfte. Da es insbesondere die Lehrkräfte sind, welche die informationstechnischen Ausbildungsinhalte (einschließlich Excel und Word) zum Prüfungsteil 1 vermitteln, wünschen sich viele der befragten Lehrkräfte (42 %) einen späteren Zeitpunkt für Prüfungsteil 1.

Entsprechend antworten auch 55 % der Lehrkräfte und Bildungsgangverantwortlichen auf die konkrete Frage: „Ist es angemessen, dass der Prüfungsbereich Informationstechnisches Büromanagement bereits mit dem Prüfungsteil 1 abgeschlossen wird?“, dass in diesem Bereich die Prüfung „zu früh“ stattfindet.

Ähnliche Probleme werden auch von einigen Ausbildungsverantwortlichen angesprochen. Manche Betriebe und Behörden haben ebenfalls Probleme die Inhalte von Prüfungsteil 1 rechtzeitig zu vermitteln. Die zur Prüfung zu vermittelnden Inhalte werden als zu umfangreich bewertet, so dass von 17 % der befragten Ausbildungsverantwortlichen ein späterer Zeitpunkt für den Prüfungsteil 1 gefordert wurde.

77 Prozent der befragten Betriebe und Behörden finden es grundsätzlich hilfreich, dass es eine Variante zur Vorbereitung auf das fallbezogene Fachgespräch gibt und 52 Prozent der befragten Prüfungsausschussmitglieder sehen keinen Regelungsbedarf und keine Durchführungsprobleme bei der Durchführung der beiden Prüfungsvarianten.

Verbesserungsvorschläge gibt es jedoch im Hinblick auf die praktische Umsetzung. Viele Befragte aus der Ausbildungspraxis (insbesondere Prüferinnen und Prüfer) bemängeln, dass die Reporte zum fallbezogenen Fachgespräch nicht bewertet werden dürfen. Sie regen auch an, dass die Themen der betrieblichen Fachaufgaben vorab von den Prüfungsausschüssen genehmigt werden sollten. Beanstandet wird besonders die inhaltliche und formale Qualität der Reporte.

Eine Mehrheit der Ausbildungsverantwortlichen, der Lehrkräfte und der Prüfungsausschussmitglieder hält die Gewichtung der vier Prüfungsbereiche in der gestreckten Abschlussprüfung für sinnvoll.

Von den Ausbildungsverantwortlichen, welche die Gewichtung der vier Prüfungsbereiche nicht für sinnvoll halten, wird (gemittelt über alle Änderungswünsche) vorgeschlagen, dass bei der „Fachaufgabe in der Wahlqualifikation“ die Gewichtung reduziert und die Gewichtung von „Wirtschafts- und Sozialkunde“ erhöht wird.

56 Prozent der Prüferinnen und Prüfer halten es für ausreichend, das Fachgespräch thematisch auf eine Wahlqualifikation auszurichten, um in diesem Prüfungsbereich die berufliche Handlungsfähigkeit festzustellen zu können. Immerhin 44 Prozent der befragten Prüferinnen und Prüfer sehen ein Problem darin, dass in einem sehr breit gefächerten Ausbildungsberuf nur Fragen zu einer Wahlqualifikation im Fachgespräch gestellt werden dürfen und halten es daher auch für schwierig, bei der eingeengten Themenauswahl eine Gesamtaussage zur beruflichen Handlungsfähigkeit der Prüflinge zu treffen.

Mehr als ein Drittel der Betriebe und Behörden bieten ihren Auszubildenden die Möglichkeit, im Rahmen der Ausbildung Zusatzqualifikationen zu erwerben. Insbesondere werden die Wahlqualifikationen „Personalwirtschaft“ und „Einkauf und Logistik“ als Zusatzqualifikationen angeboten. Insgesamt wurden zum Untersuchungszeitpunkt aber nur wenige Zusatzqualifikationen tatsächlich geprüft.

Zusammenfassung und Ausblick

Eine deutlich überwiegende Mehrheit der befragten Ausbildungsverantwortlichen, Lehrkräfte, Prüfungsausschussmitglieder und Berufeverantwortlichen haben die Ausbildungsordnung und die Erprobungsverordnung für den Ausbildungsberuf Kaufmann und Kauffrau für Bürokommunikation gut angenommen und bewerten diese insgesamt positiv. Dies ist für eine Ausbildungsordnung, die in sämtlichen Bereichen von Industrie und Handel, des Handwerks und des öffentlichen Dienstes ausgebildet werden kann, ein durchaus bemerkenswertes Ergebnis.

Die Ausbildungsbereitschaft der Betriebe und Behörden hat nach Einschätzung der befragten Kammern bzw. zuständigen Stellen insgesamt eher zugenommen, die gestreckte Abschlussprüfung wird als die geeignete Prüfungsform von Ausbildungsverantwortlichen, Lehrkräften, Prüfenden und Berufeverantwortlichen in zuständigen Stellen angesehen und die in Betrieben und Behörden benötigten Qualifikationen werden durch die Ausbildungsordnung im Allgemeinen abgedeckt.

Dem Großteil der befragten Betriebe, Behörden und Berufsschulen gelingt es, die prüfungsrelevanten Inhalte zum Teil 1 der Prüfung (Informationstechnisches Büromanagement) zeitgerecht zu vermitteln. Einige Ausbildungsverantwortliche und Lehrkräfte gaben allerdings an, dass insbesondere die rechtzeitige Vermittlung von Excel und Word zum Prüfungsteil 1 Probleme bereitet und dadurch ein hoher Zeitdruck entsteht.

Mehr als ein Drittel der Betriebe und Behörden bieten ihren Auszubildenden die Möglichkeit, im Rahmen der Ausbildung Zusatzqualifikationen zu erwerben. Insgesamt wurden zum Untersuchungszeitpunkt aber nur wenige Zusatzqualifikationen geprüft.

Weiteres Vorgehen

Vor dem Hintergrund der vorliegenden Erkenntnisse aus der Online-Befragung werden im weiteren Projektverlauf in leitfadengestützten Interviews gezielt noch offene Punkte, wie beispielsweise die Themen „Variantenmodell“ sowie „Zusatzqualifikationen“ aufgegriffen und näher beleuchtet.

Aus der Gesamtschau von quantitativen und qualitativen Untersuchungsergebnissen werden vom Projektteam Empfehlungen für die Überarbeitung der Verordnung und Hinweise für die Praxis entwickelt.

Abschließende Ergebnisse werden voraussichtlich Anfang 2020 vorliegen.

Die ausführlichen Befragungsergebnisse finden Sie im Zwischenbericht.